(1).jpg)
Электронные трудовые книжки: к чему работодатели должны быть готовы?
Главная тема последнего времени для HR-сообщества нашла свое логическое решение. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" подписан и вступает в действие с 1 января 2020 года.
Это значит, что уже после новогодних праздников работодатели начнут оформлять электронные трудовые книжки (далее – ЭТК). Следующий год должен стать переходным, чтобы сотрудники сделали свой выбор, а компании наладили все технические и бизнес-процессы, а с 2021 года система должна заработать в полную силу и "безальтернативно".
Безусловно, диджитализация трудовых отношений необходима и крайне актуальна, а внедрение ЭТК станет большой вехой в этом проекте. И преимущества новой книжки очевидны: уменьшение трудозатрат и рутинного документооборота, снижение риска потери сведений и т.д. А отсюда и финансовая экономия. Еще до принятия закона, его инициаторы в своем обосновании указывали, что общие издержки работодателей сократятся на 500 млн руб. в год. Все это, безусловно, здорово, но…
К сожалению, трудовые отношения в нашей стране модернизируются тернистым путем. Еще до конца не решен вопрос с электронной цифровой подписью, а мы уже законодательно решили переходить на ЭТК. И, работая с тысячами трудовых книжек наших клиентов, мы предвидим массу вопросов, ответов на которые сегодня еще нет и искать их придется по ходу дела. А именно такая ситуация создает риски для работодателей –административные, судебные, финансовые и т.д.
Начнем с того, что четкий алгоритм действий никем официально не унифицирован. Да, до 30 июня уведомить работников об изменениях и их праве выбора, получить от них заявления. Но на что опираться, чтобы понять последовательность шагов, сроки и ответственность? К тому же, все изменения надо регламентировать в документальном фонде. Исходя из положений закона, мы видим, что работодателям надо получить форму отчета в ПФР (именно тот файл-отчетность, который и будет затем отправляться в ПФР как электронная трудовая книжка). Очевидно, что для этого придется обновить программное обеспечение, в котором работают кадровики. Кроме того, надо не только уведомить персонал и собрать заявления, но и разделить сотрудников на тех, кто останется с бумажной версией и кто перейдет на "цифру". Более того, надо разработать новую форму документа – акт приема-передачи бумажной трудовой книжки.
Главная же опасность в другом. Неопределенность приводит к новым проблемам, которые придется решать. Первая их них – "оперативная отчетность". Если в 2020 году отчеты в ПФР надо отправлять ежемесячно, то с 2021 года это придется делать не позднее 1 рабочего дня с даты кадровой процедуры. Вторая – ведение двух баз данных, так как некоторые работники захотят, чтобы у них осталась бумажная книжка. Так что говорить об экономии преждевременно. Более того, я считаю, что ЭТК приведут к созданию рабочих мест, ведь кто-то должен будет решать новые задачи. Кроме того, нынешняя ситуация приводит и к дополнительным рискам. Обсуждая с клиентами нововведение, мы выделили три самых острых: риск оформления процедур "задним числом", кто и как понесет ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК и что грозит генеральным директорам – экспатам, которые могут получить штраф как должностное лицо?
Но и это не все. В процессе подготовки и перехода на ЭТК работодателей ждет немало организационных и технических вопросов, на которые также пока нет ответа. Лишь посовещавшись накоротке с коллегами, мы сразу выявили около 10 таких вопросов. Вот лишь некоторые:
- если сотрудник перейдет на ЭТК сейчас, то что делать следующему работодателю, чтобы не было задвоения данных по одному и тому же сотруднику?
- Как компания поймет, какая книжка у нового сотрудника и в какой момент она должна принять обязанность по подготовке электронного файла (ЭТК)?
- Как работник будет заполнять анкету при поступлении на работу, если часть данных будет указана в трудовой книжке, часть – в сведениях?
- Как отследить бывшего госслужащего, чтобы уведомить его работодателя?
- Что человек покажет, оформляя кредит, если банк потребует предъявить трудовую книжку?
- Как будет считаться стаж для больничных листов, особенно если часть стажа отражена в бумажной книжке, а новая часть будет видна только в ЭТК?
- Надо ли работнику хранить бумажную трудовую книжку?
- Как предоставить копию книжки при возмещении средств из ФСС России в отпуске по беременности и родам?
Понятно, что любое новшество – это вопросы и необходимость адаптации, но все это ляжет на без того загруженные плечи бизнеса. Другими словами, об экономии и снижении трудозатрат говорить не приходится. Надеюсь, хотя бы временно, и практика покажет, что для работодателей это действительно будет эффективно. Но это сможем оценить позднее.
