Сколько лет хранить карточку гражданина, подлежащего воинскому учету, по форме N 10?

Что делать с карточками по форме N 10 после увольнения сотрудника? Где и сколько по времени их нужно хранить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

После увольнения сотрудника карточка формы N 10 должна храниться у работодателя в течение 5-ти лет. По истечении данного срока карточка может быть уничтожена.

Обоснование вывода:

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", далее - Закон N 125-ФЗ; пп. 13, 33 Стандарта "Концептуальные основы...").

С 17 сентября 2023 года применяются Правила хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда России и других архивных документов, утвержденные приказом Росархива России от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила N 77).

Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (ч. 3 ст. 6 и части 1, 1.1 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

В соответствии с п. 458 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236) документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, к которым в том числе относится карточка формы N 10, хранятся 5 лет. По истечении данного срока карточка может быть уничтожена.

Таким образом, после увольнения сотрудника карточка формы N 10 должна храниться у работодателя в течение 5-ти лет.

Согласно п. 47 Правил N 77 документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации, ответственных за ведение соответствующих документов, а по истечении сроков их хранения и после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном п. 31 Правил N 77.

По решению руководителя организации или уполномоченного им лица, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

27 сентября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.